Mwongozo wa Mfumo - Ludewa District

1. Kuingia Kwenye Mfumo (Login)

Ili kuanza kutumia mfumo, mwalimu anapaswa kuingia kwa kutumia Namba ya Shule na Neno la Siri (Password).

Namba ya Shule (School Code): Hakikisha unaandika namba inayoanza na herufi 'S' kubwa, ikifuatiwa na tarakimu nne. Mfano: S1234, S0101.
Password ya Awali: Ikiwa wewe ni mtumiaji mpya, Password yako ya kwanza ni namba yako ya shule (Mfano: S1234).

💡 Ushauri: Kwa usalama, unashauriwa kubadili Password yako mara tu unapoingia kwa mara ya kwanza kwa kubofya kitufe cha "Badili Password?" kwenye ukurasa wa Login.

2. Kuongeza Wanafunzi Kupitia Excel (CSV)

Kama majina ya wanafunzi wa shule yako hayamo kwenye mfumo, unaweza kuyapandisha kwa mkupuo kwa kutumia faili la Excel lenye format ya CSV (Comma Delimited).

Jinsi ya Kuandaa Faili la Excel (CSV):

Kwenye ukurasa wa kupandisha majina, bofya kitufe cha "Download CSV Template".
Fungua faili hilo kwenye Excel. Utaona lina safu (columns) mbili tu: name na sex.
Andika majina ya wanafunzi kwenye safu ya name na jinsia kwenye safu ya sex. (Tumia 'M' kwa Wavulana na 'F' kwa Wasichana).
Okoa (Save) faili lako.

⚠️ Zingatia Sheria Hizi Muhimu:

USIONGEZE safu (column) yoyote mpya.
EPUKA NAFASI (Space) kabla ya jina. Mfano: Andika "JUMA ALI" badala ya " JUMA ALI".
Mfumo una akili ya kuzuia majina kujirudia (Duplication). Ikiwa utapandisha faili lenye mwanafunzi ambaye tayari yumo, mfumo utamsajili mwanafunzi mpya pekee na kumruka yule ambaye tayari yupo.

3. Uchaguzi wa Masomo (Subject Allocation)

Hapa ndipo mwalimu anapowapangia wanafunzi masomo yao ya uchaguzi au ya lazima.

Chagua Darasa (Form Two au Form Four).
Chagua Somo (Mfano: Basic Mathematics).
Mfumo utaleta orodha ya wanafunzi wote wa darasa hilo. Wanafunzi watakaokuwa wanachukua hilo somo watatokea kwenye jedwali la upande wa kulia (SUBJECT TAKERS).
Kusajili Mwanafunzi Mmoja: Weka alama ya V (Tick) kwenye kisanduku mkabala na jina lake.
Kusajili Darasa Zima: Weka alama ya V (Tick) kwenye kisanduku kilichoandikwa "Check All" juu ya jedwali.

✅ Auto-Save: Mfumo huu unahifadhi taarifa (Save) ki-otomatiki kila unapoweka alama ya Tick. Hakuna haja ya kutafuta kitufe cha "Save". Ikiwa umekosea, toa alama ya Tick na mfumo utafuta usajili huo mara moja.

4. Usajili wa Moja kwa Moja (Kutumia Fomu ya NECTA)

Ili kuokoa muda wa ku-tick mwanafunzi mmoja mmoja, mfumo unaruhusu kupokea taarifa za NECTA na kujisajili ki-otomatiki.

Kwenye ukurasa wa "Collective Attendance", utaona vitufe viwili upande wa juu kulia:

📁 Upload CSV (Excel): Ikiwa una faili la Excel la NECTA lenye safu ya 'NAME' na safu za namba za masomo (mf. 011, 012).
📄 Upload PDF Asilia: Ikiwa una faili asilia (Original) la PDF lililotolewa mtandaoni na NECTA.

Kumbuka: Faili la PDF linaweza likashindwa kusomwa ikiwa ni "Scanned" (Karatasi iliyopigwa picha). Ikiwa PDF yako inagoma, ipeleke kwenye mtandao (kama ilovepdf.com) na uibadili kuwa Excel (CSV), kisha tumia kitufe cha CSV.

5. Ripoti ya Pamoja (Collective Attendance)

Ukurasa huu unakupa muhtasari kamili wa wanafunzi na masomo yote waliyosajiliwa. Ni muhimu sana kwa ajili ya ku-print na kutunza kumbukumbu (Hardcopy).

Ripoti hii itaonyesha alama ya vyema (✓) kwa kila somo ambalo mwanafunzi amesajiliwa.
Mwiskoni mwa ripoti (chini kabisa), kuna jedwali la "SUBJECTS SUMMARY".

Akili ya Mfumo (Smart Summary):

Mfumo una uwezo wa kutambua aina ya shule yako. Ikiwa shule yako ni ya Wavulana Watupu (Boys Only), jedwali la muhtasari halitaonyesha safu ya "GIRLS". Vivyo hivyo kwa shule za Wasichana. Kwa shule za mchanganyiko, jinsia zote mbili zitahesabiwa na kupewa jumla (TOTAL).

6. Kutuma Ujumbe kwa Admin (Mawasiliano)

Kwenye ukurasa wako wa "Uchaguzi wa Masomo", kuna sanduku la kutuma ujumbe moja kwa moja kwa Afisa wa Wilaya (District Admin).

Unaweza kutumia sanduku hili kutoa taarifa kuwa shule yako imekamilisha usajili.
Unaweza kulitumia kuripoti changamoto yoyote unayokumbana nayo.
Admin atapokea ujumbe huo akiwa ofisini kwake na jina pamoja na namba ya shule yako (Sxxxx) vitaonekana moja kwa moja.