📚 Mwongozo wa Mfumo wa Usajili wa Masomo

Halmashauri ya Wilaya ya Ludewa - Mkoa wa Njombe

Yaliyomo

📑 Ingiza Wanafunzi Hapa

1. Kuingia Kwenye Mfumo (Login)

Ili kuanza kutumia mfumo, mwalimu anapaswa kuingia kwa kutumia Namba ya Shule na Neno la Siri (Password).

  • Namba ya Shule (School Code): Hakikisha unaandika namba inayoanza na herufi 'S' kubwa, ikifuatiwa na tarakimu nne. Mfano: S1234, S0101.
  • Password ya Awali: Ikiwa wewe ni mtumiaji mpya, Password yako ya kwanza ni namba yako ya shule (Mfano: S1234).
  • Kusajili Shule kwa Mara ya Kwanza: Bonyeza kitufe "Ingia Hapa" rangi ya kijani hapo juu, na fuata maelekezo yaliyoko hapo.
💡 Ushauri: Kwa usalama wa data za shule yako, unashauriwa kubadili Password yako mara tu unapoingia kwa mara ya kwanza kwa kubofya kitufe cha "Badili Password?" kwenye ukurasa wa Login.

2. Kuongeza Wanafunzi Kupitia Excel (CSV)

Kama majina ya wanafunzi wa shule yako hayamo kwenye mfumo, unaweza kuyapandisha kwa mkupuo kwa kutumia faili la Excel lenye format ya CSV (Comma Delimited).

Jinsi ya Kuandaa Faili la Excel (CSV):

  1. Kwenye ukurasa wa kupandisha majina, bofya kitufe cha "Download CSV Template".
  2. Fungua faili hilo kwenye Excel. Utaona lina safu (columns) mbili tu: name na sex.
  3. Andika majina ya wanafunzi kwenye safu ya name na jinsia kwenye safu ya sex. (Tumia 'M' kwa Wavulana na 'F' kwa Wasichana).
  4. Save faili lako kama CSV (Comma delimited).
⚠️ Zingatia Sheria Hizi Muhimu:
  • USIONGEZE safu (column) yoyote mpya.
  • EPUKA NAFASI (Space) kabla ya jina. Mfano: Andika "JUMA ALI" badala ya " JUMA ALI".
  • Mfumo una akili ya kuzuia majina kujirudia (Duplication). Utasajili wanafunzi wapya tu na kuwaruka waliopo.

3. Uchaguzi wa Masomo, Takwimu & ISAL

Muonekano wa mfumo huu umegawanywa sehemu mbili kuu ili kurahisisha kazi:

  • Upande wa Kushoto: Hapa utachagua Darasa (Form Two/Four) na Somo unalotaka kusajili. Kisha utaweka tiki (✔) kwa wanafunzi wanaosoma somo hilo.
  • Upande wa Kulia: Hili ni jedwali la Takwimu za Masomo Yote. Jedwali hili linajipiga hesabu na kujijaza lenyewe (Wavulana, Wasichana, na Jumla) kila unapoweka au kutoa tiki, bila kuhitaji kurefresh ukurasa!

Hatua za Kusajili & Ku-Print ISAL:

  1. Chagua Darasa na Somo.
  2. Weka alama ya V (Tick) mkabala na jina la mwanafunzi (au bofya "Check All" kusajili darasa zima).
  3. Angalia jedwali la kulia ili kujiridhisha na idadi ya wanafunzi waliosajiliwa kwenye hilo somo.
  4. MUHIMU SANA: Bofya kitufe cha "🖨️ Print ISAL" kupata orodha ya wanafunzi wanaosoma somo ulilochagua.
📄 Matumizi ya ISAL (Individual Student Attendance List):

Mwalimu anakumbushwa ku-print ISAL mara baada ya kukamilisha usajili wa somo (hasahasa kwa masomo ambayo hawasomi wanafunzi wote). ISAL hii inatumika kwa malengo mawili makubwa:

  • Kudhibitisha Usajili: Kuwasainisha wanafunzi waliochagua somo hilo.
  • Kama Score-Sheet: Kutumika kama fomu ya kujazia alama za wanafunzi darasani, jambo ambalo litaongeza ufanisi mkubwa sana wakati wa kuingiza alama hizo kwenye mfumo.

4. Matumizi ya Offline na Mfumo wa Auto-Sync

Mfumo huu umetengenezwa kwa teknolojia ya kisasa inayokuwezesha kufanya kazi hata kama huna vifurushi vya Internet (Offline).

✅ Kuhifadhi Moja kwa Moja (Auto-Sync):
  • Ukiwa na Internet: Kila unapoweka Tick (✔), mfumo unatuma data kwenye Server kimya kimya. Kitufe cha juu kitasoma "⏳ Inahifadhi..." kisha "✅ Imehifadhiwa". Hakuna haja ya kubonyeza "Save".
  • Ukiwa Huna Internet (Offline): Mfumo utatunza mabadiliko yote kwenye Kompyuta/Simu yako. Kitufe kitasoma "💾 Imehifadhiwa (Offline)". Utakapopata mtandao, bonyeza kitufe cha "🔄 Tuma Kwenye Server" kilichopo juu ili kurusha data zote.

5. Usajili wa Moja kwa Moja (Kutumia NECTA PDF/CSV)

Ili kuokoa muda wa ku-tick mwanafunzi mmoja mmoja, mfumo unaruhusu kupokea taarifa za usajili moja kwa moja kutoka NECTA.

Kwenye ukurasa wa "Collective Attendance", utaona vitufe viwili upande wa juu kulia:

  • 📁 Upload CSV (Excel): Ikiwa una faili la Excel la NECTA lenye safu ya 'NAME' na safu za namba za masomo (mf. 011, 012).
  • 📄 Upload PDF Asilia: Ikiwa una faili asilia (Original) la PDF lililotolewa mtandaoni na NECTA.
Kumbuka: Faili la PDF linaweza likashindwa kusomwa ikiwa ni "Scanned" (Karatasi iliyopigwa picha). Ikiwa PDF yako inagoma, ipeleke kwenye mtandao (kama ilovepdf.com) uibadili kuwa Excel, kisha tumia kitufe cha CSV.

6. Ripoti ya Pamoja (Collective Attendance)

Ukurasa huu unakupa muhtasari kamili wa wanafunzi na masomo yote waliyosajiliwa. Ni muhimu sana kwa ajili ya ku-print na kutunza kumbukumbu (Hardcopy).

  • Ripoti itaonyesha alama ya vyema (✓) kwa kila somo ambalo mwanafunzi amesajiliwa.
  • Mwiskoni mwa ripoti, kuna jedwali la "SUBJECTS SUMMARY" lenye jumla ya kila somo.
💡 Akili ya Mfumo (Smart Gender Detection):
Mfumo unatambua aina ya shule yako. Kwa shule za Wavulana Watupu (Boys Only) au Wasichana Watupu (Girls Only), safu isiyohusika itajificha yenyewe. Kwa shule za mchanganyiko, jinsia zote mbili zitahesabiwa.

7. Kutuma Ujumbe kwa Admin (Mawasiliano)

Kwenye ukurasa wa "Uchaguzi wa Masomo", upande wa kushoto kuna sanduku la kutuma ujumbe moja kwa moja kwa Afisa wa Wilaya (District Admin).

  • Tumia sanduku hili kutoa taarifa kuwa shule yako imekamilisha usajili.
  • Unaweza kulitumia kuripoti changamoto yoyote unayokumbana nayo.
  • Admin atapokea ujumbe akiwa ofisini akiona jina na namba ya shule yako (Sxxxx) moja kwa moja. (Inahitaji Internet kutuma).

ICT TEAM - Halmashauri ya Wilaya ya Ludewa.

© 2026 Mfumo wa Usajili Ludewa. Haki zote zimehifadhiwa.